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财务一般会统计报告的结果就是罗列各金额数字并计算出差额。但是在实际工作中这样的报表并不能达到预期的效果。老板不一定能看懂,也不会有兴趣看。即使看完报告也不能直观地抓取到报表的重点。财务人员可以利用图表让不精通财务的老板或同僚清楚地了解你要表达的重点。图例的形式有:分类柱状图、雷达图、双轴折线图等。
最基本的方式是让领导在系统中自行查看,财务有责任去引导领导关注需要重视的问题。最好每月一次通过邮件的形式将比较结果发送给相关的领导,至少应该去提醒他们系统中已经可以查看这些结果,并提醒他们哪些内容是需要查看的,这需要财务通过标识(画圈、加粗等)让领导看到希望他们看到的问题,并以语言性的描述总结部门情况以及在哪些科目上有超支状况,即使是显而易见的问题也要总结出来,铂略财务培训建议财务管理者总结不超过三点。当邮件不能起到效果时也可每月通过公司例会的形式。
前提条件和指标的区别在于是由客观因素决定还是主观因素决定。前提条件较客观,其变化不能由人的主观能动性以及个人努力解决。预算编织人和管理人不能混淆指标和前提的概念。
例如市场总需求这个指标,某产品今年卖了一万件,今年市场总容量为十万件。什么是前提条件?市场总容量是前提条件。什么是指标?10%的市场份额是指标。前提条件就是客观因素,不以人的意志转移。指标就是主管因素,取决于公司上下的努力。做预算的时候预测明年市场容量上升7%,市场份额上升3%。如果市场容量突然下跌,这就不是销售部的责任,但市场份额未达成预期,就需要销售部担责。预算中的销售额就是市场容量和市场份额的乘积。
采用弹性预算的方法实施预算控制。最有效手段是能及时地在事前或事中随时介入实际管理中,而非等到事后。预算控制分为短期和中期,短期最低以月为单位进行预算控制,而中期是以季度为单位对预测结果进行分析和比较,对日后工作有指导意义。
在监控过程中出现问题,财务部门要和分部门召开会议,对于不合理情况提出整改措施,及时调整预算控制。