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一、如果“实报实销”，则须依法取得发票。
根据《中华人民共和国发票管理办法》第二十条、第二十一条规定，所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
二、如果定额补助，则属于工资薪金，一并按照工资薪金（奖金、提成之类）核算即可。
需要注意的是，个人所得税方面，根据《征收个人所得税若干问题的规定》（国税发〔1994〕89号）二、（二）下列不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入，不征税……4.差旅费津贴、误餐补助。需要注意的是，上述补贴皆有免税标准；超过标准理应依法纳税。另外，若以此补贴为名，人人有份发放，则不符合免税条件，理应依法全额缴税。
是否依法履行扣缴个人所得税义务，乃是企业所得税税前扣除前提条件之一。根据《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）……税务机关在对工资薪金进行合理性确认时，可按以下原则掌握……（四）企业对实际发放的工资薪金，已依法履行了代扣代缴个人所得税义务；（五）有关工资薪金的安排，不以减少或逃避税款为目的。
按您描述，属于一种补贴性质，需要并入工资薪酬缴纳个税。
会计档案凭证本身就属于被投资的公司所有，股东变化不影响这些档案所有权，所以不存在股东变化要移交会计档案的问题。
价外费用：《增值税暂行条例》规定，价外费用是指价外向购买方收取的手续费、补贴、基金、集资费、返还利润、奖励费、违约金(延期付款利息)、包装费、包装物租金、储备费、优质费、运输装卸费、代收款项、代垫款项以及其他性质的价外费用，但下列项目不包括在内：（1）向购货方收取的销项税额；（2）受托加工应征消费税的货物，而由受托方向委托方所代收代缴的消费税；（3）代垫运费。代垫运费是指同时符合以下条件的运费：①承运部门的运输发票开具给购货方的；②纳税人将该发票转交给购货方的。
返利：国家税务总局国税发〔1997〕167号文件规定，平销行为返利是生产企业以商业企业经销价或高于商业企业经销价的价格将货物销售给商业企业，商业企业再以进货成本或低于进货成本的价格进行销售，生产企业则以返还利润等方式弥补商业企业进销差价损失。主要方式包括生产企业通过返还资金方式弥补商业企业的损失（如商业返还利润、向商业企业投资等），包括生产企业通过赠送实物或以实物投资方式弥补商业企业损失。
简而言之，价外费用是货物卖方向买方收取的，而平销行为返利是货物买方向卖方收取的。
收取价外费用根据性质不同计入不同科目，比如收取的违约金等计入营业外收入，收到的延期支付利息可以冲减财务费用
取得的平销返利，对方开具红字发票，商贸企业收到后冲减采购成本和进项税额
另外您说的补价，在商贸企业中不常见，您主要说的什么情况下涉及补价的概念了呢？
铂略会员70599124