采购中的一个主要环节就是选择供应商，生产型企业一般会通过投标招标的方式选择供应商，相对严格；而服务类、资讯类的公司一般会财务单单匹配、三单报价的方式。选择的供应商分为合格的与不合格、需被淘汰的供应商，合格的供应商会被登入合格的供应商名册（Approved Vendor），各公司的合格供应商名字的保密性以及信息公开性不同，即对允许哪些员工进入保密的合格供应商名册严格控制。一般在生产型企业会将生产型物料的供应商入到合格供应商名册中但不录入服务类供应商（如人事、营销相关的供应商不会录入名册中），而该供应商名册有非常严格的保密性，不会公开在网络或硬盘上，只有少数财务部门人员、采购部门人员才拥有对供应商名册的修改权和进入权。在供应商名册当中不仅记录联系人及联系方式，还会登记一些主要的产品信息、规格及单价等属于商业机密的信息。
 
        在选择好供应商并登记进供应商名册后就会发出订单，订单是采购的另一控制环节。订单管理（或称OPEN PO,开放式的订单管理）在一些流程成熟且具有ERP系统的公司中都是用ERP系统进行管理，由发出订单到收货环节以及最终的付款环节，财务人员需要进行三单匹配的环节都有ERP系统贯穿始终。企业是否需要每月月末或每季度季末对采购订单进行管理，即观察有哪些订单还开放着、关闭或继续等待收货，财务部门对PO（采购订单）的管理也非常重要，因为每月月末都要根据采购订单管理型的文件去预估采购金额，有些货物可能还需要付款或者还未送到仓库中时就需要在当月的财务报表（利润表）去预估这批货物的采购价格。对开放式的订单管理主要有两方面意义，一个是对订单本身的管理和对收货环节的管理，另一个可能为财务做账提供了依据和信息。发出订单后订单也会经过一系列审批流程，在审批关口每个公司都会有DOA（Delegation of Authority）或Approval List，即谁有权审批多大金额的订单，随着ERP流程的开发传递到下一个订单审核环节的人物，在传递过程当中有严格的时间控制，有些ERP会规定如果三天内未完成所有的审批环节就会将该订单标记红旗，及时做到预警信息。假设现在有员工出差等原因而未及时审批订单，那么是否要进行一些特殊的处理，是否要进一步与收货部门或提出采购申请的部门沟通是否是紧急，未获得及时的审批就要通知供应商进行生产？铂略财务培训认为这些都可以根据企业的需求进行设计。
 
        成功获得相关人员的审批后就进入收货环节，在收货过程中企业会严格控制验货环节，即货物是否与订单匹配。公司在收货环节对于一切订单信息都是公开的，例如供应商的联系方式、联系人、商品规格以及单价等，但有一些生产型企业一般只向收货人公开品名、规格及数量信息，但对于单价也采取保密，这取决于企业对公司核心信息的保密程度。在系统中有严格的收货控制——货送到后要立刻登记GRN（Good Receiving Note）,即收货单，收货单经常一式几联，其中有一联要传到采购部作为收货环节完成的确认；有一联会送到财务部作为付款凭证；有些公司会以此为单据作为法律上的文件，盖章签字后返还给物流公司或对方的供应商作为单据入账等。如果在收货过程中没有进行严格的控制就会发生一系列的疏漏，例如多收、少收、错收等。
 
        商 业 需 要

        部门通过生产的需要、物资的需要以及服务的需要，向采购部门发出PR，即采购需求。首先应该经过采购部门核实采购需求，然后下采购单（PO，Purchase Order）。下订单的控制活动发生在采购部门，一般物料请购部门是没有权限进入物资采购的ERP系统当中下订单。那么应控制哪些方面？

        申请个人用途的采购，个人用途可能是新物件或服务的采购，这类采购比较特殊很容易被采购员识别出来。通用文具的采购移交给采购部门进行审核的原因是金额超出平时采购的规格，因此会特殊地提交到采购部门进行审批。类似此类的特殊申购在系统中有相应控制，对一些无需PO（采购订单）只需PR（采购需求）就能采购到的通用物件的采购金额和规格有所限定，可以通过网上的订单进行键入后直接采购，但是对于品名未在网上公布物品的采购通常会传递到采购部门进行统一采购。

        申请不必要的采购，这需要采购部门核实采购需求。不必要的采购包括生产环节根本就无需求，例如：当库存还维持在最佳库存量以上时进行的物资采购，继续采购的物资可能会成为呆滞物品，对仓库带来更大的压力。还有一种非常紧急的采购，因为有些公司是用过订单制造法，如戴尔、诺基亚等，将供应商等搬到其公司附近，这样就可以实现零库存甚至是订单制造法，这类公司的信息传播速度很快，它需要采购部门一看到订单就立刻通知供应商加紧生产并在1-2日内送货到仓储部门。一些企业会通过优化最优库存量来调节收货时间，例如供应商的生产环节需要10-15天，如果因订单紧急性需立即加快某物资生产时会通过最优库存量来调整这类紧急需求，这就是许多商家保有库存的原因，因为每一个企业最忌讳的是物资供不上市场的需求，有的商家为避免此类风险选择加大库存，的确加大库存避免了脱销的风险，但是它造成营运资金的极度浪费、物资及仓储的占用。

        申请购买特殊规格的的货品，这是对采购部门的极大挑战。例如生产部门申请采购25mm、硬度为PV级的钢板，而采购部门对这类物资并不了解，那么如何获取此类信息来验证这类特殊规格是否是必须，因为特殊规格一定会限制供应商的资格类别，例如生产部门指定要采购某供应商的刹车设备，此时如何验证市场上仅此一家供应商提供此规格的商品？首先采购人员应该对生产需求有所了解，是否一定需要此规格的原材料。第二，采购人员应该参加许多行业峰会、研讨会从而增加对该行业所有物资的了解，对物资品名规格有所认识，在这类行业峰会及研讨会上经常会有物资的名册来说明在市场上有多少家供应商提供某类品名的物件、平均价格等。第三，采购应该经常去采访供应商或实地考察来获得更进一步的产品信息，甚至还应去了解并采访供应商的竞争对手。

        供应商考核/ 评估

        考核和评估是分开的两个环节，考核属于事前环节，一定要通过采购员电话或面对面访谈，对于提供产品原材料的供应商一定要进行实地考察，很多企业在考察的过程中发现供应商为通过合格标准修改、捏造数据，例如其规模与合同中所写不符，仅属于小作坊，从厂房、仓储设备上就能看出并不属于一流的供应商。

        在考核商品时可能会发现考核商品与供应商合同商品不一致，可能考核到的商品不是其核心商品，给予考核的商品可能的确物美价廉、具有竞争力，并属于物资原料的一部分，但之后会发现合同签订的并不仅是考核的一件商品，供应商以这件商品引导企业签署合同，所签订的合同中可能包含了更大件的商品且该商品为成为考核及样本抽取的对象。

        有些企业可能并不重视年末供应商评估这一环节，但实际上该评估十分重要，决定了供应商是否合格并继续延用作为下一年度的供应商。很多公司会设计供应商评估表并为评估表设计一些重要指标，每个部门可以再评估表的技术上进行一些优化修改，此供应商评估表可以严格考察这一年度向该供应商具体购买了哪些商品，购买的商品是否与合同一致。

        当供应商被列入合格供应商名册后就不再需要三方报价了，可能采购部门就产生疏漏，即直接采购而不再招标及三方定价等，而后会发现采购的原件根本不再合同范围内且该物件的价格可能非常昂贵。另外还会考核这一年度在该供应商处总共购买了多少金额的商品，双方的合作是否已经构成关联方，当供应商50%以上的收入都来自于自身企业，那么双方就属于关联方的关系，此时对价格的管控就更加严格了，因为会有转让定价风险，此类合同的签订就会更需谨慎。
    
 

来源：铂略财务培训