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您好，应按2013年40号公告规定的情形决定是否要备案。一般情况下，对外付汇备案的都是需要代扣增值税及相关附加的情形。
依据：
《国家税务总局、国家外汇管理局关于服务贸易等项目对外支付税务备案有关问题的公告》（国家税务总局、国家外汇管理局公告2013年第40号）
一、境内机构和个人向境外单笔支付等值5万美元以上(不含等值5万美元，下同)下列外汇资金，除本公告第三条规定的情形外，均应向所在地主管国税机关进行税务备案，主管税务机关仅为地税机关的，应向所在地同级国税机关备案：
(一)境外机构或个人从境内获得的包括运输、旅游、通信、建筑安装及劳务承包、保险服务、金融服务、计算机和信息服务、专有权利使用和特许、体育文化和娱乐服务、其他商业服务、政府服务等服务贸易收入；
(二)境外个人在境内的工作报酬，境外机构或个人从境内获得的股息、红利、利润、直接债务利息、担保费以及非资本转移的捐赠、赔偿、税收、偶然性所得等收益和经常转移收入；
(三)境外机构或个人从境内获得的融资租赁租金、不动产的转让收入、股权转让所得以及外国投资者其他合法所得。
外国投资者以境内直接投资合法所得在境内再投资单笔5万美元以上的，应按照本规定进行税务备案。
按您描述，属于一种补贴性质，需要并入工资薪酬缴纳个税。
会计档案凭证本身就属于被投资的公司所有，股东变化不影响这些档案所有权，所以不存在股东变化要移交会计档案的问题。
价外费用：《增值税暂行条例》规定，价外费用是指价外向购买方收取的手续费、补贴、基金、集资费、返还利润、奖励费、违约金(延期付款利息)、包装费、包装物租金、储备费、优质费、运输装卸费、代收款项、代垫款项以及其他性质的价外费用，但下列项目不包括在内：（1）向购货方收取的销项税额；（2）受托加工应征消费税的货物，而由受托方向委托方所代收代缴的消费税；（3）代垫运费。代垫运费是指同时符合以下条件的运费：①承运部门的运输发票开具给购货方的；②纳税人将该发票转交给购货方的。
返利：国家税务总局国税发〔1997〕167号文件规定，平销行为返利是生产企业以商业企业经销价或高于商业企业经销价的价格将货物销售给商业企业，商业企业再以进货成本或低于进货成本的价格进行销售，生产企业则以返还利润等方式弥补商业企业进销差价损失。主要方式包括生产企业通过返还资金方式弥补商业企业的损失（如商业返还利润、向商业企业投资等），包括生产企业通过赠送实物或以实物投资方式弥补商业企业损失。
简而言之，价外费用是货物卖方向买方收取的，而平销行为返利是货物买方向卖方收取的。
收取价外费用根据性质不同计入不同科目，比如收取的违约金等计入营业外收入，收到的延期支付利息可以冲减财务费用
取得的平销返利，对方开具红字发票，商贸企业收到后冲减采购成本和进项税额
另外您说的补价，在商贸企业中不常见，您主要说的什么情况下涉及补价的概念了呢？
铂略会员60591133