财务共享中心运营实践之制度管理Ⅰ
课程介绍:
在当今全球经济一体化的背景下,企业财务管理的复杂性和挑战性日益增加,财务共享中心作为企业财务管理模式的创新,通过集中处理财务业务、优化资源配置、标准化流程等手段,实现了企业财务管理的转型升级。
然而,财务共享中心的建立并非一蹴而就,其运营过程中面临着诸多挑战,其中制度管理是关键的一环。制度管理不仅关乎财务共享中心的日常运作,更是确保其长期稳定发展、发挥最大效能的基石。一个健全、科学的制度管理体系,能够规范财务共享中心的业务流程,明确各岗位职责,提升工作效率,同时降低风险,保障企业财务信息的安全与准确。
铂略本次课程邀请知名企业财务共享中心前总经理、多家企业顾问,结合其管理及咨询经验,分享共享中心制度管理中的要点。
讲师介绍:
陈老师
某知名外企共享中心前总经理
莱尼线束亚太区前财务控制总监
泰科热控中国区前财务总监
陈老师曾任某知名外企财务共享中心总经理,她拥有二十多年的世界500强跨国制造业财务管理工作经验,曾参与两家跨国工厂的建立,从0到1组建共享中心(财务、IT、销售、人事),并从中国区扩展到亚太区, 不断标准化和自动化,深谙欧美制造业成本和财务管理风格,对财务在公司管理中的价值和定位有深入理解,并对数字化时代对财务职业生涯的发展与趋势有独到的见解和看法。擅长对汽车、机械、电子制造业的成本核算和管理分析,项目管理中的成本效益分析和控制,全面预算管理和核算体系的建立,风险管理和内部控制等等。
模块介绍:
模块一:财务共享中心的制度管理 - 服务管理
本模块主要介绍了享服务管理定义、目标以及如何应用“两步三层”法建立一个良性循环的财务共享中心服务管理机制。
模块二:财务共享中心的制度管理 - 人员管理
本模块主要介绍了人员管理的选用育留如何做。
模块三:财务共享中心的制度管理 - 流程管理
本模块主要介绍了流程管理的目标、演变以及案例分享。
模块一:财务共享中心的制度管理 - 服务管理
一、共享中心服务现状与问题
1、服务不便利
本地业务部门在提交单据时,经常遇到退回和处理延迟的问题,感到共享中心的服务缺乏便利性。
2、沟通不畅
当单据出现问题时,业务部门不清楚应该联系共享中心的哪位员工。共享中心员工众多,且仅通过工号识别,使得沟通变得复杂和低效。
3、流程繁琐
业务部门需要与共享中心的不同部门和人员沟通,如应收、应付和总账等,这增加了沟通成本和时间。
4、效率低下
大量的单据被驳回,导致业务部门频繁与财务部门沟通,增加了工作负担。
5、内部矛盾
共享中心的员工也感到压力,因为他们需要不断解释和处理来自业务部门的投诉和问题,影响了他们的工作效率和心态。
二、财务共享服务管理定义及目标
1、定义
通过制定和实施一系列标准、流程和制度,对财务共享服务中心的各项工作进行全面、系统、科学的管理和控制,以确保服务的质量和效率。
2、目标
1) 标准化和自动化:共享中心通过建立统一的流程和制度,确保各个部门或子公司的会计处理和报表编制是一致的。这样可以提高报表的可比性,使得管理层能够更准确地评估和比较不同部门或子公司的财务状况。
2) 报表的可靠性:通过共享中心的标准化流程,可以减少因个人理解差异导致的会计处理不一致的问题,从而提高报表的可靠性。
3) 目标的设定:虽然降低成本是一个自然的结果,但共享中心的主要目标不应该是降低成本,而是提高服务质量和效率。如果仅仅以降低成本为目标,可能会导致一些短视的决策,比如裁员或压缩长期支出,这可能会影响企业的长期发展。
4) 长远发展:企业在达到一定规模后,应该更注重长远的发展,而不是仅仅追求短期的快速发展。共享中心的建立和运营正是为了支持企业的长期发展,通过提高服务质量和效率,间接地降低成本,从而实现可持续发展。
5) 适应变化:随着外部环境的变化,企业需要不断调整其策略和目标。共享中心的建立和优化可以帮助企业更好地适应这些变化,保持竞争力。
3、服务管理机制
财务共享中心与业务单位之间应建立相互约定的关系,明确约定在服务水平协议(SLA)中,确保事前的服务管理机制得以实施。
4、全过程管理
在管理过程中,应从事前、事中、事后的全过程入手,避免因前期未约定好而导致运营中出现问题。例如,预算管理应在事前进行,以确保年底时能够实现预期的财务目标。
5、监督和合规管控
财务共享中心的角色不仅是服务提供者,还应承担监督和合规管控的责任。这意味着财务人员不仅要提供服务,还要确保所有单据和凭证符合公司的管理要求和制度要求。同时,共享中心需要保障服务质量,包括在规定时间内完成凭证录入等任务。
6、业务范围扩展
此外,共享中心的业务范围应不断扩大,从传统的财务服务扩展到提供全面的解决方案。例如,从采购到付款(P2P)、从记录到报告(R2R)等流程,共享中心应能够提供端到端的服务。这不仅提高了共享中心的效率,也增加了其在公司中的价值和存在的理由。
7、领导者角色
领导者在这一过程中应发挥关键作用,不仅要管理共享中心的日常运营,还要不断追求新的业务机会,提高效率,保持共享中心在不断变化的商业环境中的竞争力。
三、建立良性循环的财务共享中心服务管理机制
为建立良性循环的财务共享中心管理机制,可以采用“两步三层”法。
1、第一步:框定范围,厘清界限
在财务共享中心的管理中,首先需要明确财务部门与共享中心的职责范围和界限。这包括确定何时开始接手工作,以及如何进行费用收取。明确这些界限后,可以开始对流程进行监控,确保每项任务都由适当的部门完成。在此基础上,共享中心应制定质量管理、人员管理和制度管理等措施,确保服务符合质量和效率的要求。