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财务共享中心运营实践之制度管理Ⅱ

笔记种类课堂笔记
铂略本次课程将帮助财务人员了解财务共享中心制度管理中涉及的绩效管理、风险和合规管理两大管理要点。

本笔记制作于2024年8月9895人阅读

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财务共享中心运营实践之制度管理Ⅱ


课程介绍:


在当今全球经济一体化的背景下,企业财务管理的复杂性和挑战性日益增加,财务共享中心作为企业财务管理模式的创新,通过集中处理财务业务、优化资源配置、标准化流程等手段,实现了企业财务管理的转型升级。


然而,财务共享中心的建立并非一蹴而就,其运营过程中面临着诸多挑战,其中制度管理是关键的一环。制度管理不仅关乎财务共享中心的日常运作,更是确保其长期稳定发展、发挥最大效能的基石。一个健全、科学的制度管理体系,能够规范财务共享中心的业务流程,明确各岗位职责,提升工作效率,同时降低风险,保障企业财务信息的安全与准确。


铂略本次课程邀请知名企业财务共享中心前总经理、多家企业顾问,结合其管理及咨询经验,分享共享中心制度管理中的要点。


讲师介绍:


陈老师

某知名外企共享中心前总经理

莱尼线束亚太区前财务控制总监

泰科热控中国区前财务总监

陈老师曾任某知名外企财务共享中心总经理,她拥有二十多年的世界500强跨国制造业财务管理工作经验,曾参与两家跨国工厂的建立,从0到1组建共享中心(财务、IT、销售、人事),并从中国区扩展到亚太区, 不断标准化和自动化,深谙欧美制造业成本和财务管理风格,对财务在公司管理中的价值和定位有深入理解,并对数字化时代对财务职业生涯的发展与趋势有独到的见解和看法。擅长对汽车、机械、电子制造业的成本核算和管理分析,项目管理中的成本效益分析和控制,全面预算管理和核算体系的建立,风险管理和内部控制等等。

 

模块介绍:


模块一:财务共享中心的绩效管理 - 考核评价

本章节主要介绍了财务共享服务中心人员绩效管理存在的问题、绩效管理分类以及如何通过.“三步走”打造绩效管理体系。

模块二:财务共享中心的制度管理 - 风险和合规(内控)管理

本章节主要介绍了如何建立全面的风险防控能力、 财务共享服务中心风险的内控措施以及如何积极应用智能化的风险防控手段。



模块一:财务共享中心的绩效管理 - 考核评价


一、财务共享服务中心人员绩效管理存在的问题


1、绩效评价目标模糊

财务共享服务发展较迟,管理经验不足,导致财务共享服务模式下相配套的绩效考核等管理手段无法跟上。每个公司的共享中心都有其独特性,因为业务模式和管理水平的差异,导致即使是名称相同的财务共享中心,其实际运作也大相径庭。财务共享中心的人员多由会计部门转型而来,但转型过程中缺乏明确的指导,往往依赖于领导的主观判断,这导致了目标设定的模糊性。


2、绩效评价措施滞后

在目标不明确的情况下,领导往往只能依据个人印象进行评价,缺乏具体的评价标准。这导致员工评分要么基本相同,要么基于职位和公司业绩给出平均分,这样的评价体系显然不够合理。


3、绩效评价信息整合程度低

由于缺乏有效的数据支持,绩效评价难以符合SMART原则,即具体(Specific)、可衡量(Measurable)、可达成(Achievable)、相关性(Relevant)和时限性(Time-bound),这使得对员工的评价变得困难。这一问题不仅存在于财务共享中心,许多企业的其他业务部门也面临着绩效管理和考核的挑战。企业应根据实际情况和员工能力,进行动态的目标调整,以构建适合自身发展的绩效标准。


二、财务共享服务中心人员绩效管理体系构建原则


1、因地制宜

在设计合理的绩效指标时,需要考虑员工的工作经验和能力。例如,对于刚毕业的员工、工作3到5年的员工,以及工作5到10年的员工,他们的绩效目标应该是不同的。过去,企业可能采用较为粗放的方法,即对所有员工设定相同的目标,按照岗位来确定绩效。但现在,需要更加细致地设定绩效目标。

在设定绩效时,不仅要基于企业的实际情况,还要考虑员工的个人能力。此外,绩效目标的设定还应具有动态性,不能一成不变。随着企业的发展,例如,如果企业从服务三个公司扩展到服务五个公司,那么对员工的考核标准也应相应调整。特别是当新增的第四和第五家公司可能需要定制化的服务或使用不同的系统时,企业可能需要考虑员工的工作量,并对他们进行不同的考核。实际上,每一项考核内容都可能有所不同,这些都是构建绩效考核体系时应考虑的原则。


2、以岗为主

在绩效管理中,虽然个人能力是一个重要因素,但岗位本身的特点和要求仍然是首要考量。在实际操作中,岗位的职责和需求往往占据主导地位,而个人能力则作为辅助因素。例如,员工的工作经验可以作为评估的辅助依据,但岗位的核心职责和目标才是优先考虑的。

首先,我们需要明确岗位职责。以应付会计为例,其主要职责包括及时准确地处理供应商付款和个人报销。这些任务要求员工能够确保资金的及时流转和报销的准确性。

其次,岗位要求涉及基本的技能和专业要求。例如,熟练操作SAP系统可能是应付会计岗位的基本要求之一。此外,会计专业背景也可能是该岗位的技能要求。

最后,岗位目标应具体明确。例如,对于应付会计岗位,目标可能是每天处理一定数量的报销发票,这个数量可以根据自动化处理的程度来设定。这样的目标既考虑了岗位的实际需求,也体现了对员工工作效率和质量的期望。


3、因人而异

在考虑岗位的基础上,企业还需兼顾员工的个人能力和特点。在设定绩效指标时,应当确保目标具有挑战性,但同时也要确保这些目标是可达成的。如果目标过于遥不可及,无论员工如何努力都无法实现,那么这样的目标不仅无益,反而会产生消极影响,打击员工的积极性。相反,合理的目标能够促进员工的发展,激发他们的工作热情。


在制定工作目标的过程中,还需关注员工的职业发展路径。由于每个人的性格和职业倾向不同,他们对工作的需求和期望也会有所差异。例如,一些员工可能更倾向于结构化的工作,喜欢制定和优化流程,对于这样的员工,可以将其培养成为政策制定专家。而那些善于沟通协调、乐于与人打交道的员工,则可以被培养成为项目管理专家。


在财务共享中心,这两种专家型人才尤为重要。共享中心需要不断吸收新的内容和项目,而政策制定和项目管理专家能够有效地确保成本控制和效率提升。只有当共享中心达到一定的规模,才能实现规模效应,降低总体成本。规模过小的共享中心难以实现成本节约,因此,合理的规模和有效的人才配置对于共享中心的运营至关重要。


模板示例员工胜任能力评估表




表格中列出了所有要求的能力和知识,包括英语熟练程度、Office软件运用能力、BW报表技能等其中蓝色部分表示岗位的具体要求。



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课堂笔记 财务共享中心运营实践之制度管理Ⅱ

财务共享中心运营实践之制度管理Ⅱ


课程介绍:


在当今全球经济一体化的背景下,企业财务管理的复杂性和挑战性日益增加,财务共享中心作为企业财务管理模式的创新,通过集中处理财务业务、优化资源配置、标准化流程等手段,实现了企业财务管理的转型升级。


然而,财务共享中心的建立并非一蹴而就,其运营过程中面临着诸多挑战,其中制度管理是关键的一环。制度管理不仅关乎财务共享中心的日常运作,更是确保其长期稳定发展、发挥最大效能的基石。一个健全、科学的制度管理体系,能够规范财务共享中心的业务流程,明确各岗位职责,提升工作效率,同时降低风险,保障企业财务信息的安全与准确。


铂略本次课程邀请知名企业财务共享中心前总经理、多家企业顾问,结合其管理及咨询经验,分享共享中心制度管理中的要点。


讲师介绍:


陈老师

某知名外企共享中心前总经理

莱尼线束亚太区前财务控制总监

泰科热控中国区前财务总监

陈老师曾任某知名外企财务共享中心总经理,她拥有二十多年的世界500强跨国制造业财务管理工作经验,曾参与两家跨国工厂的建立,从0到1组建共享中心(财务、IT、销售、人事),并从中国区扩展到亚太区, 不断标准化和自动化,深谙欧美制造业成本和财务管理风格,对财务在公司管理中的价值和定位有深入理解,并对数字化时代对财务职业生涯的发展与趋势有独到的见解和看法。擅长对汽车、机械、电子制造业的成本核算和管理分析,项目管理中的成本效益分析和控制,全面预算管理和核算体系的建立,风险管理和内部控制等等。

 

模块介绍:


模块一:财务共享中心的绩效管理 - 考核评价

本章节主要介绍了财务共享服务中心人员绩效管理存在的问题、绩效管理分类以及如何通过.“三步走”打造绩效管理体系。

模块二:财务共享中心的制度管理 - 风险和合规(内控)管理

本章节主要介绍了如何建立全面的风险防控能力、 财务共享服务中心风险的内控措施以及如何积极应用智能化的风险防控手段。



模块一:财务共享中心的绩效管理 - 考核评价


一、财务共享服务中心人员绩效管理存在的问题


1、绩效评价目标模糊

财务共享服务发展较迟,管理经验不足,导致财务共享服务模式下相配套的绩效考核等管理手段无法跟上。每个公司的共享中心都有其独特性,因为业务模式和管理水平的差异,导致即使是名称相同的财务共享中心,其实际运作也大相径庭。财务共享中心的人员多由会计部门转型而来,但转型过程中缺乏明确的指导,往往依赖于领导的主观判断,这导致了目标设定的模糊性。


2、绩效评价措施滞后

在目标不明确的情况下,领导往往只能依据个人印象进行评价,缺乏具体的评价标准。这导致员工评分要么基本相同,要么基于职位和公司业绩给出平均分,这样的评价体系显然不够合理。


3、绩效评价信息整合程度低

由于缺乏有效的数据支持,绩效评价难以符合SMART原则,即具体(Specific)、可衡量(Measurable)、可达成(Achievable)、相关性(Relevant)和时限性(Time-bound),这使得对员工的评价变得困难。这一问题不仅存在于财务共享中心,许多企业的其他业务部门也面临着绩效管理和考核的挑战。企业应根据实际情况和员工能力,进行动态的目标调整,以构建适合自身发展的绩效标准。


二、财务共享服务中心人员绩效管理体系构建原则


1、因地制宜

在设计合理的绩效指标时,需要考虑员工的工作经验和能力。例如,对于刚毕业的员工、工作3到5年的员工,以及工作5到10年的员工,他们的绩效目标应该是不同的。过去,企业可能采用较为粗放的方法,即对所有员工设定相同的目标,按照岗位来确定绩效。但现在,需要更加细致地设定绩效目标。

在设定绩效时,不仅要基于企业的实际情况,还要考虑员工的个人能力。此外,绩效目标的设定还应具有动态性,不能一成不变。随着企业的发展,例如,如果企业从服务三个公司扩展到服务五个公司,那么对员工的考核标准也应相应调整。特别是当新增的第四和第五家公司可能需要定制化的服务或使用不同的系统时,企业可能需要考虑员工的工作量,并对他们进行不同的考核。实际上,每一项考核内容都可能有所不同,这些都是构建绩效考核体系时应考虑的原则。


2、以岗为主

在绩效管理中,虽然个人能力是一个重要因素,但岗位本身的特点和要求仍然是首要考量。在实际操作中,岗位的职责和需求往往占据主导地位,而个人能力则作为辅助因素。例如,员工的工作经验可以作为评估的辅助依据,但岗位的核心职责和目标才是优先考虑的。

首先,我们需要明确岗位职责。以应付会计为例,其主要职责包括及时准确地处理供应商付款和个人报销。这些任务要求员工能够确保资金的及时流转和报销的准确性。

其次,岗位要求涉及基本的技能和专业要求。例如,熟练操作SAP系统可能是应付会计岗位的基本要求之一。此外,会计专业背景也可能是该岗位的技能要求。

最后,岗位目标应具体明确。例如,对于应付会计岗位,目标可能是每天处理一定数量的报销发票,这个数量可以根据自动化处理的程度来设定。这样的目标既考虑了岗位的实际需求,也体现了对员工工作效率和质量的期望。


3、因人而异

在考虑岗位的基础上,企业还需兼顾员工的个人能力和特点。在设定绩效指标时,应当确保目标具有挑战性,但同时也要确保这些目标是可达成的。如果目标过于遥不可及,无论员工如何努力都无法实现,那么这样的目标不仅无益,反而会产生消极影响,打击员工的积极性。相反,合理的目标能够促进员工的发展,激发他们的工作热情。


在制定工作目标的过程中,还需关注员工的职业发展路径。由于每个人的性格和职业倾向不同,他们对工作的需求和期望也会有所差异。例如,一些员工可能更倾向于结构化的工作,喜欢制定和优化流程,对于这样的员工,可以将其培养成为政策制定专家。而那些善于沟通协调、乐于与人打交道的员工,则可以被培养成为项目管理专家。


在财务共享中心,这两种专家型人才尤为重要。共享中心需要不断吸收新的内容和项目,而政策制定和项目管理专家能够有效地确保成本控制和效率提升。只有当共享中心达到一定的规模,才能实现规模效应,降低总体成本。规模过小的共享中心难以实现成本节约,因此,合理的规模和有效的人才配置对于共享中心的运营至关重要。


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学习时长规则说明

1、学习时长指用户看课所用的实际时间,也就是说一个用户一天的学习时长最多为24小时。

2、一个用户一天中的同一时刻如果播放多门课,只有最先进入的一门课计入该时刻的学习时长,如例1。

3、用户倍速播放时产生的学习时长以实际时间为准,如例2。

例1:用户某天9点到10点在PC上看了A课,9点30分到10点30分在手机上看了B课,那么学习时长为1.5小时,其中A课1小时,B课0.5小时。

例2:用户以2倍速观看了1小时的课程,那么学习时长为0.5小时。

*学习任务的完成情况统计与学习时长无关,是以在整个课程内容中,已观看部分的覆盖情况来判定的。